La digitalisation est en cours dans tous les domaines, y compris dans la sphère privée ( souscription en ligne de produits, gestion électronique de documents, les boutiques, le marketing, etc.).
Pour les entreprises et en particulier les PME, la digitalisation est un sujet qui pose de nombreuses questions et incertitudes.
La transformation digitale induit des changements dans le quotidien des collaborateurs, dans l’organisation de l’entreprise et parfois impose de faire évoluer son modèle économique.
La réussite d’un processus de digitalisation est d’abord une affaire de méthode et de communication.
Voici nos recommandations, pour réussir la transformation numérique de votre entreprise: 4 astuces.
D’abord une étude du système existant ?
La réussite d’un processus de digitalisation repose avant tout sur la qualité de l’état des lieux.
La cartographie des processus existants, l’inventaire des outils utilisés, l’analyse des interconnexions entre les différents services de l’entreprise, la connaissance précise des stratégie communicationnelles, sont autant d’éléments qu’il faut analyser avant de commencer.
Les objectifs de cet état des lieux numérique sont multiples :
- comprendre quels sont les besoins, comment ils sont aujourd’hui couverts (par quels outils par exemple) et quels sont les principaux problèmes au processus de traitement,
- identifier les actions digitales ou non externalisées. Dans ce cas, la compétence n’est pas dans l’entreprise ce qui implique d’associer les prestataires à votre état des lieux,
- connaître les principaux problèmes rencontrés par les différents services et les hiérarchiser,
- associer les collaborateurs très en amont de votre projet de digitalisation. Plus vite vos équipes prendront conscience que la numérisation de leur quotidien leur apportera des améliorations, plus il sera rapide et simple de mettre en place les solutions envisagées.
- convaincre les employer de la nécessité de digitaliser l’entreprise car une mauvaise éducation peut tout gâcher.
Important : Ce travail consiste à rédiger un cahier des charges, par construction simple et évolutive. La cartographie de l’existant est un document « métier » co-construit entre les différents acteurs d’un processus et compréhensible par chacun. Il fait ressortir l’ensemble des sources d’optimisation (tant en terme de qualité que de coûts).
Se poser les bonnes questions : quels sont vos enjeux digitaux ⁉️
Votre entreprise a déjà son site internet? Elle utilise des outils d’emailing ou exploite des solutions numériques ( logiciels SaaS, ERP, CRM, …)? Elle a déjà une composante digitale mais sans que ceci ne soit forcement structuré? Voilà de bonnes questions si vous voulez réussir votre digitalisation.
La situation actuelle de beaucoup d’entreprises est d’avoir activé de nombreux leviers digitaux en ne sachant plus vraiment dans quel objectif ou ce que cela apporte réellement. Dans ce cas, le rôle de la digitalisation n’est pas clair et les actions ne sont pas coordonnées et organisées.
Mettre en place un processus de digitalisation de l’entreprise ne consiste pas à activer des solutions techniques ou des technologies juste parce qu’elles sont utilisées par vos concurrents ou qu’elles sont proposées par des prestataires les plus populaires du moment.
Il convient à partir du diagnostic de clarifier vos enjeux, ceux sur lesquels vous voulez travailler pour ensuite décider, si besoin, des outils et des moyens digitaux à mettre en œuvre.
A titre d’exemple
- l’enjeu de la direction marketing n’est pas d’être sur Facebook mais de savoir pourquoi l’entreprise doit utiliser les réseaux sociaux et donc fixer des objectifs avant d’envisager les moyens: Facebook n’est qu’un outil pour parvenir à des fin bien élaborées.
- La gestion électronique des documents (GED) est un excellent moyen, mais il existe d’autres solutions efficaces en fonction de vos enjeux et de vos objectifs.
Le meilleur moyen pour centrer votre réflexion sur les enjeux est de penser parcours client et non outils. Si les réflexions menées aboutissent à une réflexion outil, tant mieux: mais les outils ne doivent pas être un objectif en soi.
La question centrale est clairement de savoir si la digitalisation de l’entreprise permet de fluidifier la relation client, d’améliorer la qualité de service et de réduire les coûts. C’est ainsi que vous pourrez identifier les priorités opérationnelles à optimiser.
Associer toute l’entreprise pour anticiper la conduite du changement ?
La réussite d’un projet de digitalisation dépend d’abord de l’engagement de l’équipe de direction et d’une vision stratégique. Il dépend aussi de la capacité de l’entreprise à associer toutes les équipes car, tous les départements de l’entreprise sont concernés.
Dans le domaine du marketing et de la communication les impacts du digital sont très évidents. Bien sûr, il y a en premier lieu la mise en place d’une action structurée et efficace sur internet et les réseaux sociaux mais, au delà, bien d’autres opportunités qui à terme concerneront tous les services de l’entreprise finissent par s’ouvrir. A titre d’exemples on peut citer :
- l’évolution de l’offre produit, l’ouverture à de nouveaux marchés, la prise en compte de nouvelles formes de concurrence ou de nouveaux canaux de distribution (place de marché, …),
- la modification des logiques de tarification des offres commerciales,
- la communication externe ou interne et la relation clients.
Voilà pourquoi il est indispensable que chacun comprenne la démarche et la vision cible de l’entreprise et les objectifs de la digitalisation car, à terme, toutes vos équipes seront concernées et devront s’adapter à de nouveaux modes de fonctionnement et de communication. La digitalisation d’une entreprise n’est pas l’enjeu d’un département de l’entreprise, c’est d’abord un mouvement profond d’accompagnement au changement qui passe par toutes les chaines hiérarchiques et individuelles des entreprises.
L’accompagnement au changement devient alors une étape clé et l’entreprise doit permettre aux collaborateurs de monter en compétences et de se former aux exigences des processus numériques.
Prioriser les chantiers de digitalisation ?
La transformation digitale de votre entreprise est un chantier complexe qui doit se faire par étape. Ceci est d’autant plus essentiel si vos équipes ont une certaine réticence face aux impacts sur leurs métiers et leurs « habitudes ». Il ne s’agit pas de faire une révolution mais d’enclencher un processus d’évolutions qui permet à chaque étape de démontrer l’efficacité de votre action pour progressivement associer tous les collaborateurs.
Le digital est une évolution constante et devient très efficace si l’on met en place un processus auto-apprenant. On met en place une première brique, on mesure les résultats, on optimise, on recommence avec une seconde brique puis une 3ème … Ainsi de suite.
Plus on pratique, plus on est efficace mieux on fait le tri entre la micro-tendance éphémère qui n’apporte rien et la vraie évolution à comprendre et intégrer.
En conclusion
Un processus de digitalisation est un chantier qui structure l’entreprise et mobilise les collaborateurs sur le moyen terme.
Il doit être initié à partir d’un diagnostic précis de l’existant englobant les aspects organisationnels, managériaux et autour des compétences et dispositifs.
Faites vous accompagner par un professionnel du digital. Il saura vous guider pour adopter la bonne méthodologie.
Stay4DigitalBoom saura, par son œil externe faciliter l’appropriation par vos collaborateurs des changements d’organisation ou de procédures.
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